Kỳ quyết toán thuế năm 2025 đang bước vào giai đoạn cuối, nhiều doanh nghiệp đặc biệt quan tâm đến các quy định liên quan đến chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Việc hiểu đúng và áp dụng đúng quy định không chỉ giúp tối ưu chi phí hợp lý mà còn hạn chế rủi ro khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.
Theo chia sẻ từ đại diện cơ quan thuế TP.HCM, một trong những vấn đề cần lưu ý là các quy định chuyển tiếp đối với chính sách mới ban hành trong năm 2026. Cụ thể, với các khoản chi tài trợ y tế phát sinh trong năm 2025, doanh nghiệp vẫn tiếp tục áp dụng quy định cũ theo văn bản trước đó. Các quy định mới về hồ sơ chỉ bắt đầu áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2026, nhằm đảm bảo quyền lợi và tránh xáo trộn cho doanh nghiệp.
Thời điểm ghi nhận chi phí cần đúng thực tế
Trong thực tế hoạt động, nhiều doanh nghiệp triển khai các chương trình khuyến mại hoặc chăm sóc khách hàng có giá trị lớn, chẳng hạn như tặng chuyến du lịch cho khách đạt doanh số. Với các khoản chi phát sinh từ năm 2025 nhưng thực hiện vào năm 2026, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý về thời điểm hạch toán.
Theo nguyên tắc kế toán và quy định thuế, chi phí chỉ được ghi nhận khi thực tế phát sinh, kèm theo đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp và đáp ứng điều kiện thanh toán theo quy định. Việc trích trước chi phí trong trường hợp này không được chấp nhận, trừ khi thuộc các trường hợp đặc thù được pháp luật cho phép.
Bên cạnh đó, nếu chương trình thuộc diện phải đăng ký theo quy định của pháp luật thương mại, doanh nghiệp cần hoàn tất thủ tục trước khi triển khai để đảm bảo tính hợp lệ của khoản chi.
Siết chặt quy định thanh toán không dùng tiền mặt
Một điểm thay đổi đáng chú ý là việc hạ ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt xuống mức 5 triệu đồng. Điều này đồng nghĩa với việc các khoản chi từ mức này trở lên bắt buộc phải có chứng từ thanh toán qua ngân hàng hoặc hình thức hợp lệ khác thì mới được tính vào chi phí được trừ.
Quy định này áp dụng cho nhiều trường hợp, bao gồm cả việc thu mua nông sản trực tiếp từ người dân. Dù trong thực tế có những trường hợp người bán không có tài khoản ngân hàng, doanh nghiệp vẫn phải tìm giải pháp phù hợp để đáp ứng điều kiện thanh toán theo quy định, nếu không sẽ có nguy cơ bị loại chi phí khi quyết toán thuế.
Việc lập bảng kê đối với hàng hóa mua trực tiếp vẫn được chấp nhận, nhưng không thay thế cho yêu cầu về chứng từ thanh toán nếu giá trị giao dịch vượt ngưỡng quy định.
Quy định mới về chi trả tiền lương cho người lao động
Không chỉ áp dụng với hàng hóa, dịch vụ, quy định về thanh toán không dùng tiền mặt cũng được siết chặt đối với tiền lương và tiền công. Theo đó, các khoản chi trả cho người lao động từ 5 triệu đồng trở lên mỗi lần cần thực hiện thông qua hình thức chuyển khoản hoặc phương thức thanh toán hợp lệ.
Điều này nhằm tăng tính minh bạch trong thu nhập và đảm bảo dữ liệu đồng bộ giữa doanh nghiệp, ngân hàng và cơ quan thuế. Nếu doanh nghiệp vẫn chi trả bằng tiền mặt đối với các khoản vượt ngưỡng, khoản chi đó có thể không được chấp nhận khi xác định chi phí hợp lý.
Do đó, doanh nghiệp cần rà soát lại quy chế lương thưởng, đồng thời điều chỉnh phương thức chi trả để phù hợp với quy định mới, tránh phát sinh rủi ro về thuế trong tương lai.
Chủ động rà soát để hạn chế rủi ro khi quyết toán
Trong bối cảnh các quy định ngày càng chặt chẽ, việc chủ động kiểm tra và chuẩn hóa hồ sơ là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót. Từ việc xác định đúng thời điểm ghi nhận chi phí, chuẩn bị đầy đủ chứng từ đến lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp đều ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả quyết toán thuế.
Việc tuân thủ đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tránh bị truy thu hay xử phạt mà còn tạo nền tảng minh bạch, thuận lợi hơn trong quá trình hoạt động và phát triển lâu dài.